AlphA All in One Film Budgeting Software: FAQ


 

Q34 : Ajouter des lignes dans le rendu sans les boutons

R : Dans une cellule d’une ligne quelconque, fiates un ctrl-click et un menu AlphA apparait...


Q33 : Je ne parviens pas à imprimer sur PC

R : Sélectionnez ADOBE PDF ou PDF Creator (à télécharger, c’est gratuit) avant l’impression et cliquez sur Imprimer dans la fenêtre et non pas sur Preview. Attention, changer d’imprimante dans la fenêtre d’impression peut faire buger Excel.


Q32 : Peut-on installer et réutiliser Office 2011 avec High Sierra ?

R : Oui même en parallèle d’Office 2016... Pour cela, téléchargez l’installeur sur ce site (onglet Office 2011) en suivant précisément les instructions. Au 1er lancement, vous verrez un message comme quoi l’ordinateur ne reconnait pas le développeur. Cliquez OK et recommencez avec un ctrl-click sur l’installeur puis sélectionnez “Ouvrir avec”.


Q31 : Que faire en cas d’erreur de compilation et de fichier corrompu ?

R : Téléchargez le modèle sur ce site (onglet Main) puis après ouverture complète du fichier, utiliser le menu “Tasks/Reconstruire un classeur AlphA”. Cette procédure reconstruit intégralement le fichier (logos, licence, devis, additifs, rendu de compte...)


Q30 : Que faire en cas d’urgence si les menus n’apparaissent pas ?

R : Toutes les fonctionalités de la matrice sont accessibles via le menu «Excel/Outils/Macros/Macros...». Il suffit de les repérer dans la liste par leur nom qui, je l’espère, est suffisamment explicite.


Q29 : Ajouter un poste d’imprévus (type devis cinéma)

R : Utilisez le bouton Honoraires de création dans le bas du recap qui ajoute une ligne au Total Général. Modifiez l’intitulé de cette ligne en «IMPREVUS» et celle du dessous en «TOTAL HT avec imprévus.


Q28 : Offrir un poste en le mentionnant dans le devis (et éviter qu’il soit masqué lors de la réduction) avec AlphA 2.0

R : Saisir 0,001 dans le tarif. Activez Excel/Préférences/Affichage et sélectionnez l’option «Afficher les valeurs zéro» avec Office 2011 ou «Affichez les valeurs nulles» Avec Office 2016.


Q27 : Mentioner une remise sur un poste du devis tout en calculant le nouveau tarif dans AlphA 1.41 ou antérieur

R : Saisissez le tarif normal puis dans les Préférences utilisateur, cochez l’option «Afficher la colonne des % inclus dans les tarifs». La colonne AF s’affiche. Dans la ligne du poste à remiser, saisissez par exemple -20. La tarif qui s’affiche pour le client est le tarif normal - 20%. Puis mentionnez à droite de l’intitulé du poste «Remise - 20%». Il est possible d’écrire une formule pour cet intitulé : = "Remise "&AF102&"%" pour la ligne 102 par exemple.


Q26 : Disparition des logos remplacés par un croix rouge

R : Il s’agit d’un bug rare et aléatoire d’Office.

  1. Avec AlphA 2.0 ou ultérieur, fermez puis re-ouvrez le fichier. Au besoin, redémarrez Office. Si cela ne fonctionne pas, activez le menu « Navig/Identité visuelles » puis cliquez sur le bouton rouge qui permet de récupérer le logo d’une ancienne version.

  2. Avec AlphA 1.42 ou antérieur, vous pouvez tenter d’initialiser Office en supprimant le dossier Microsoft dans le dossier Application Support du dossier Users/Bibliothèque et tous les fichiers commençant par com.microsoft dans le dossier Preferences de Users/Bibliothèque ainsi qu’un éventuel dossier Microsoft dans ce même dossier Preferences. Pour afficher le dossier Bibliothèque, cliquer sur le menu Aller du Finder tout en appuyant sur la touche Alt.


Q25 : Accélérer et alléger l’impression quand celle-ci ne fonctionne pas correctement avec les versions < 1.42 ou antérieur

R : Sélectionnez « Normal » pour la qualité de l’impression dans la fenêtre d’impression Excel(bouton Mise en page).


Q24 : Offrir un poste en le mentionnant dans le devis (et éviter qu’il soit masqué lors de la réduction) avec Office 2011 et AlphA 1.41

R : Saisir 0,001 dans le tarif


Q23 : Les menus ne fonctionnent pas

R : Outils/Macro et repérez le nom de la macro (mais ce n’est pas évident). Contactez la maintenance.


Q22 : Comment retrouver la clé de licence

R : Menu Navig/A propos de


Q21 : Notes de production

R : Vous pouvez copier une note de production à partir de Word et la coller dans l’espace réservé aux 3 pavés de notes dans le récapitulatif de la matrice.


Q20 : Clé de licence Office 2011

R : Remplacer dans le dossier Bibliothèque du disque dur (à la racine), le fichier de préférence Office (explications et téléchargement ici).


Q19 : Modifier les informations (adresse, tel, email de contact…) en dessous du logo

R : Sélectionnez la cellule contenant l’adresse et cliquez Oui au message qui s’affiche. Vous serez alors redirigé vers une feuille dans laquelle vous pourrez saisir les nouvelles informations. Cliquez sur le bouton « Back » pour quitter cette feuille.


Q18 : Les logos ne s’impriment pas alors qu’ils apparaissent dans la zone Aperçu de la fenêtre d’impression.

R : L’installation OSX est défectueuse. Faire une réinstallation ou une mise à jour avec un OSX plus récent, voir ici.


Q17 : Quelles versions d'Excel dois-je utiliser ?

R : Les versions d’AlphA 1.42 et antérieur fonctionnent sur PC avec Microsoft Office 2007 ou ultérieur, sur Mac avec Office 2011. Les versions d’AlphA 2.0 et ultérieur fonctionnent sur Mac avec Office 2011 et 2016 ainsi qu’avec toutes les versions d’Office sur PC.

Toutes les versions utilisées doivent être mises à jour avec les updates gratuits de Microsoft via le menu Excel «Aide / Rechercher les mises à jour».


Q16 : Comment puis-je importer mes données client dans la version démo téléchargée sur le site d’AlphA ?

R : Ouvrir la version démo téléchargée sur ce site puis activez le menu «Navig / À propos de ...». Cliquez ensuite sur le bouton «Importer les données Client» et sélectionnez un ancien modèle de la matrice AlphA.


Q15 : Le programme est instable, se fige ou Excel se ferme de manière inattendue...

R : Probablement parce qu’Excel n'est pas mis à jour avec les derniers Updates gratuits de Microsoft (accessibles avec le menu Excel «Aide / Rechercher les mises à jour».

Il est conseillé de redémarrer l’ordinateur, d’ouvrir Excel et de refaire le test.


Dans le cas d’Office 2011, si cela ne fonctionne toujours pas, fermez tous les programmes Office (Word, Excel...) puis jetez à la corbeille les préférences Microsoft (il s’agit des fichiers commençant par com.microsoft et éventuellement du dossier «Microsoft») qui se trouvent dans le dossier «Utilisateurs / Home / Bibliothèque / Préférences». A partir des versions OXS 10.6, ce dossier est caché mais il est accessible en appuyant sur la touche Alt tout en sélectionnant le menu Aller du Finder. Dans ce même dossier Préférences, sélectionnez le dossier «Application Support» puis jetez à la corbeille le dossier Office qui se trouve dans le dossier Microsoft (cette dernière action a pour effet de re-initialiser Excel). Puis re-démarrez Excel.


Il peut être utile de nettoyer l’ordinateur et de réparer les autorisations avec le programme gratuit Onyx.

Avec Office 2011, d’une manière générale, il est conseillé de désactiver les sauvegardes automatiques d’Excel (menu Excel «Préférences / Enregistrer»). Dans ce cas, pensez à sauver régulièrement.


Si cela ne corrige pas l’instabilité, utilisez un autre ordinateur. Cela permettra de savoir si le problème concerne le fichier ou l’application Excel voire le système d’exploitation ou l’ordinateur lui-même.

Si le fichier est corrompu, on peut parfois le réparer en le sauvant sous Windows Excel. Sinon on doit le refaire (voir la méthode rapide dans les Q12) ou contacter la maintenance (mais cette dernière ne fera que l’analyse du problème). AlphA 2.0 permet de refaire entièrement un fichier corrompu avec le menu « Tasks/Reconstruire un classeur AlphA ».


On doit également éviter de travailler sur un fichier hébergé sur un serveur. En effet si le serveur ou la connexion internet ou intranet ont des micro-instabilités, cela peut corrompre le fichier.


Q14 : Excel se bloque lors de l’impression...

R : Une solution ponctuelle consiste à ajuster le zoom de l’impression dans l’écran qui s’affiche juste après le lancement d’une impression. On peut également ajuster le zoom dans la fenêtre d’impression d’Excel (qui n’est pas celle d’AlphA mais qui s’affiche avec le bouton permettant d’imprimer le PDF). La solution pérenne, si ce problème persiste, peut consister à ajuster le réglage fin par défaut du zoom dans les «Préférences Utilisateur» à la page «Impression et Divers» puis de sauver le modèle.


Q13 : Les menus «Navig» et «Tasks» apparaissent mais rien ne se passe quand on les active...

R : Ce problème peut subvenir quand le nom du fichier contient le caractère «?».


Q12 : J’ai sauvé par mégarde le fichier avec l’extension .xlsx (au lieu de .xlsb), comment récupérer ou refaire le fichier ?

R : Dans ce cas, les macros ont disparu et il n’est pas possible de les récupérer. Il faut refaire le fichier avec les devis et les additifs.

AlphA 2.0 permet de refaire entièrement un fichier corrompu avec le menu « Tasks/Reconstruire un classeur AlphA ».

Pour AlphA 1.42 et antérieur, à partir d’une matrice vierge avec les mêmes préférences utilisateur, on peut utiliser le menu «Importer dans cette feuille» pour refaire un devis principal intégralement (on sélectionne alors dans la fenêtre de dialogue le devis sauvé par mégarde en .xlsx) ; attention, cette procédure n’importe ni le «Budget de travail» ni le «Suivi des dépenses» par devis. On peut utiliser aussi le menu «Importer un additif» pour importer ces derniers du fichier en .xlsx. En revanche, il n’existe pas de procédure automatisée pour importer un «Rendu des comptes consolidés» et cela devra se faire manuellement, le cas échéant.


Q11 : Je ne parviens pas à confirmer (valider) un devis et les recettes n’apparaissent pas dans le «Rendu des comptes consolidés»...

R : Un devis se confirme dans la colonne «Validé» de la feuille «Liste des devis créés» accessible avec le menu «Navig» ou dans le Recap.


Q10 : Puis-je faire des couper-coller ?

R : Techniquement, dans certains cas, c’est possible mais il est fortement recommandé de ne pas le faire (de même que les copier-coller de cellules contenant des formules) !


Q9 : Excel mentionne des références circulaires...

R : Si, sur un des fichiers Excel ouverts (AlphA ou un autre), il y a une référence circulaire, autrement dit une formule que vous avez saisie et qui fait référence elle-même, cela risque de perturber le fonctionnement d’AlphA. Il faut donc repérer cette formule et ce n’est pas toujours facile. Essayer dans un 1er temps de quitter Excel puis de réouvrir la matrice et vérifier si la référence circulaire est toujours là. Auquel, il faut la chercher pour l’éliminer...


Q8 : Les menus «Navig» et «Tasks» de la feuille active ne sont pas les bons quand on les déploie...

R : Il s’agit peut-être d’un problème de mise à jour des menus. Cliquer sur un onglet différent et revenir sur le précédent peut remettre les menus à jour.


Q7 : Les menus «Tasks» et «Navig» n’apparaissent pas...

R : Le fichier a peut-être été enregistré avec l’extension .xlsx ou vous tentez de l’ouvrir avec Mac Office 2008 (version à bannir), auquel cas cela est normal. Si le problème persiste alors que l’extension est correcte (.xlsb) et que la version d’Excel est au minimum 2011, ouvrir une feuille vierge avec le menu Excel «Nouveau» puis revenir sur la matrice. Cette procédure met normalement les menus «Tasks» et «Navig» à jour.


Q6 : Peut-on désactiver le message «Activer les macros» à l’ouverture d’une matrice ?

R : Oui, dans les préférences d’Excel, à l’onglet «Sécurité».


Q5 : Comment faire pour envoyer à un client un détail des dépenses réelles avec une marge fixe ?

R : Utilisez soit le mode Budget de Travail soit le mode Dépenses Réelles. Le Récapitulatif affichera la marge résultant de la différence entre le coût de production et les ventes. Il suffira alors d'ajuster le Ramené A pour parvenir à la marge voulue.


Q4 : Le Récapitulatif est séparé en 2 parties alors qu'il devrait n’y en avoir qu’une...

R. Cela arrive rarement mais si c’est le cas, il faut actualiser la présentation du Récapitulatif en utilisant le menu «Navig/Récapitulatif», cliquer sur le bouton «Recap» situé dans le bandeau supérieur quand on est dans le corps du budget ou faire un ctrl R.


Q3 : Comment faire apparaitre à l’écran les colonnes de marge et de frais généraux alors que le mode suivi est activé?

R. Dans l’interface du mode suivi (menu Tasks/Mode suivi), cliquer sur le bouton «Afficher les colonnes de saisie des données Qté, Nb, Tarifs, Marge». Vous pouvez également masquer les colonnes Qt, Nb et Tarifs de la partie client avec le bouton du même nom.


Q2 : Des ### apparaissent dans certaines cellules...

  1. R.Cela peut arriver quand les nombres sont exceptionnellement grand. Dans ce cas, changer la taille de la police peut résoudre ce problème.


Q1 : La matrice AlphA 1.32 quitte inopinément, que faire ?

R : Essayer d’application le patch 1.0 qui peut résoudre ce genre de problème.

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